ＤＸ推進ワークショップとは
ワークショップリーダー 資材部（資材調達戦略）佐藤 葵 主査
ＤＸ推進ワークショップは、部内の各グループとＳＳＣの若手メンバーで構成され、月１回、１時間程度開催しています。このワークショップの前身となる「資材の夕べ」という業務と雑談が半々の雰囲気でＤＸをテーマにトークする有志の集まりがあり、そこでは日常業務から思考を一旦切り離して参加することが大きな特徴の一つでした。イメージとしては、システム開発プロジェクトのように明確な最終目標に向けたチームというよりは、資材部業務のＤＸ化について広範に話せる場となっていました。現在のワークショップは、ＤＸ化のネタ集めや、開発しているアプリへの担当者目線での意見出し、CopilotやPower BIなど最新ツールの使い方、全国のＤＸ関連の展示会への参加など、ＤＸ化に繋がることに幅広く取り組んでいます。
気軽なスタイル、自由な発想を歓迎するムード。これが新たなＤＸ課題の発見やアイデア創出に繋がっています。
ワークショップ開催の様子
施策その１ 名刺管理ソフトの導入
資材部では、日々取引先と名刺交換をするため、大量の名刺を管理する必要があります。そこで、ワークショップの施策として名刺管理ソフトの調査を重ね、2024年9月からSanSanというソフトを試行導入しました。これにより専用スキャナやスマートフォンで名刺を読み込むだけで連絡先などの情報を電子化し、正確かつ迅速に管理することが可能になりました。
導入から4カ月で約13, 000枚の名刺を電子化しており、この名刺を積み上げた高さは１フロアの天井の高さ（約3ｍ）に相当します。本ソフトの導入により膨大な取引先情報が共有され、取引先に関する情報が一元管理されることで、情報の活用シーンが広がると期待しています。
活用シーン例
業務効率化
- 取引先担当者や連絡先の一元管理により、連絡先管理作業を短縮
- OCR機能により手打ち転記ミスによるメール誤送信を防止
価格交渉力の強化
- 面談履歴の共有により、他担当者が得た情報を交渉材料に活用
- 取引履歴や交渉結果を分析し、商談戦略を策定することで有利な交渉を展開
新任者と取引先間の関係構築
- 体系的に整理された取引履歴や担当者情報を活用し、関係構築の時間を短縮
- 過去の取引条件・交渉経緯を確認し、業界商習慣を把握可能
名刺読み込みスキャナと操作端末
施策その２ kintoneを使用した取引先登録更新業務
kintone（キントーン）は、プログラミングの知識がない人でも自社に適した業務システム（アプリ）を感覚的に作成できるクラウドサービスです。今回、このサービスを利用し取引先登録更新業務のアプリを作成しました。取引先登録更新業務は継続的な取引が見込まれる取引先の経営情報などを定期的に更新する業務です。その更新件数は年間平均300社にものぼるため、手続きに多くの時間を費やしていました。開発したアプリでは、従来、取引先がエクセルなどでメール申請していたものをＷＥＢフォームへの申請に変更したものです。ＷＥＢ申請に変更したことで取引先での入力誤りを未然に防止するだけでなく、東北電力における確認や手戻り作業が大幅に減少し、業務時間削減に大きな成果を上げました。
名刺管理ソフト導入にあたって―導入担当 資材部（資材調達戦略）坂本 彰仁 主査―
坂本 彰仁 主査
資材部門は日頃から多くのサプライヤーと接点があるため、大量の名刺、つまり大量の情報を保有しております。しかし、紙の名刺は属人的に管理しているため、その情報へのアクセスや共有がしにくく、折角の情報を有効に活用できておりませんでした。そこで、名刺管理ツールを導入し情報共有の基盤を整備することで業務の効率化・高度化が図れると考え、提案しました。
導入にあたっては、いかにツールを定着させるかが大きな課題でした。これまで導入実績のない新たなツールでしたので、日常的にアプリを使いこなせるよう、啓蒙活動に多くの時間を割き、社員一人ひとりがツールの有効性を感じとれるよう取り組みました。
その結果、多くの資材部員が日常的に活用するだけでなく、他部門からも導入の相談を受ける機会が増えたことから、現在はＤＸ推進部と連携し今後の進め方を検討しているところです。
名刺管理アプリの導入は、業務効率をより高めるための第一歩に過ぎません。この情報基盤を生かして業務プロセスを高度化し、資材部門のありたい姿の実現に向けて取り組んでまいります。
Kintoneによるアプリ開発にあたって―開発担当 資材部（資材計画）齋藤 理央さんー
齋藤 理央 さん
以前在籍していた部門では、DXによる業務効率化や高度化を推進していました。その後、資材部に異動になり、取引先登録更新業務を担当することになりましたが、手続きに時間がかかり、情報の利活用ができていないことに課題を感じていました。そこで、以前の経験から、この課題はSaaS（Software as a Service）を活用することで業務を改善することが可能ではないかと考えました。
kintoneの導入手続きやアプリ作成、検証などに多くの時間を要し苦労もありましたが、グループを横断した活動である「資材の夕べ」や「DX推進ワークショップ」を活用することで、短期間で成果を上げることができました。
今後の目標は、現在使用しているアプリをさらに使いやすく改善するだけでなく、kintoneの利用を資材部全体に拡大することです。資材部は、若手が自ら提案し、グループの垣根を越えて新たな取り組みができる魅力ある職場です。今後も積極的にDXによる業務効率化に取り組んでいきたいと考えております。
